Staffing et plan d’animation
La conception d’une plateforme de communication collaborative nécessite bien plus que la simple mise en place d’outils digitaux. Il s’agit d’un processus de co-design impliquant plusieurs acteurs et phases pour assurer que la plateforme réponde efficacement aux besoins de l’organisation. Dans cet article, nous explorerons les différentes étapes du staffing et du plan d’animation pour réussir la mise en œuvre d’une telle plateforme.
1.Le staffing : un trio de compétences clés
Le succès d’une plateforme de communication collaborative repose sur la mobilisation d’un ensemble de compétences spécifiques. Bien qu’il soit impossible de trouver « le mouton à cinq pattes », il est essentiel de constituer un trio de talents complémentaires pour garantir l’utilité et la pérennité de la plateforme. Ce trio inclut :
Un facilitateur de communication interne : Il/elle joue un rôle central en assurant que les flux de communication restent fluides et pertinents. Il/elle est en charge de la gestion des échanges, de l’animation des communautés et de la modération des contenus.
Un animateur de communautés : Ce rôle est crucial pour maintenir l’engagement des parties prenantes. L’animateur crée du lien entre les différents collaborateurs en favorisant les échanges et les discussions au sein des groupes.
Un coordinateur de connaissances : Chargé de la curation des contenus, il/elle veille à la qualité et à la pertinence des informations partagées, et s’assure que la plateforme devient un véritable hub de savoirs partagés.
Le secret réside dans la complémentarité de ces trois profils, qui doivent fonctionner comme une véritable task force. Ensemble, ils structurent l’utilisation de la plateforme en garantissant que chacun y trouve sa place et y contribue activement.
2. Création d’un cadre usage partagé
Une plateforme collaborative ne peut fonctionner sans une stratégie d’animation claire et structurée. Le plan d’animation joue le rôle de fil conducteur, garantissant que les collaborateurs adoptent les Une plateforme collaborative ne peut fonctionner sans une stratégie d’animation claire et structurée. Le plan d’animation joue le rôle de fil conducteur, garantissant que les collaborateurs adoptent les nouveaux usages de manière progressive et durable.
Charte d’utilisation et cadre d’usages collectifs
Il est essentiel de définir les règles d’utilisation de la plateforme via une charte d’usages. Celle-ci précise non seulement les attentes en matière d’utilisation, mais aussi l’identité graphique et les objectifs partagés. Ce cadre doit être suffisamment flexible pour s’adapter aux évolutions des pratiques collaboratives.
3. Former et accompagner pour une transition réussie
Il n’y a pas de succès sans appropriation. Il est donc crucial de proposer des tutoriels, des ateliers pratiques, et d’encourager le mentorat pour aider les équipes à se familiariser avec la plateforme.
L’objectif est simple : rendre chaque collaborateur à l’aise et confiant dans son usage de cet outil, pour qu’il devienne un levier quotidien de leur travail.
4. Animation : donner du sens à l’usage de la plateforme
Le lancement de la plateforme doit être un événement marquant et fédérateur. Créez un moment participatif avec des webinaires, ateliers et sondages, pour impliquer l’ensemble des équipes. Ce moment doit marquer le début d’une nouvelle façon de travailler ensemble, où chacun a un rôle à jouer.
Le lancement de la plateforme doit être un moment fort, impliquant à la fois les managers et les collaborateurs. Cet événement doit être pensé comme un momentum participatif, comprenant des webinaires, des ateliers et des sondages pour recueillir du feedback en temps réel.
5. Co-construire les communs numériques d’entreprise
Une plateforme collaborative ne se résume pas à un espace d’échange. Elle doit devenir un lieu de co-construction des communs numériques de l’entreprise. C’est en animant les informations et les contributions internes que l’on crée une véritable culture d’apprentissage collectif. Voici quelques pistes pour structurer cette démarche.
La co-conception d’une plateforme de communication collaborative, c’est avant tout un travail d’équipe. En rassemblant les bonnes compétences et en animant cette dynamique collective, vous pouvez transformer votre organisation en un espace d’échanges et de co-construction. Cette plateforme deviendra alors le cœur de la culture d’entreprise, favorisant l’innovation et l’amélioration continue, tout en plaçant l’humain au centre.
