Co-designer une plateforme de communication collaborative 1/3

Comment co-designer une plateforme collaborative : Constituer une équipe et poser les bases

Le co-design d’une plateforme de communication collaborative n’est pas simplement une question de technologie. C’est avant tout un projet collectif où la réussite repose sur la participation de toutes les parties prenantes. Dans cette première partie, nous allons explorer les étapes clés pour bien démarrer votre projet : constituer une équipe pluridisciplinaire, définir des objectifs clairs et comprendre les usages actuels.

Rassembler une équipe pluridisciplinaire

Avant toute chose, il est essentiel de réunir une équipe qui représente la diversité des compétences et des besoins au sein de votre organisation. La direction de la communication, la direction des systèmes d’information (DSI), et les ressources humaines doivent collaborer étroitement pour aligner leurs objectifs. Mais il ne faut pas oublier les acteurs essentiels comme les sponsors, les managers, les collaborateurs, le CSE, ainsi que les utilisateurs finaux.

Pourquoi une telle diversité ? Parce que chaque acteur apporte une vision unique de la façon dont la plateforme peut être utilisée et optimisée pour répondre aux attentes de chacun. C’est en travaillant ensemble que vous pouvez concevoir une solution réellement adaptée à votre organisation.

Travailler sur les intentions stratégiques du projet

Une fois l’équipe constituée, il est important de clarifier les intentions stratégiques de la plateforme. Quel est son rôle au sein de l’entreprise ? Voici quelques pistes :

Fluidifier la communication interne et encourager la transversalité : Une plateforme collaborative doit aider à casser les silos et à faciliter les échanges entre les départements.
Accompagner la transformation organisationnelle : En période de changement, la plateforme peut devenir un levier pour soutenir les initiatives de transformation, qu’il s’agisse de nouveaux modèles de travail comme le télétravail, le nomadisme, ou encore les formats hybrides.
Partager les savoirs internes : Favoriser une organisation apprenante, où les connaissances circulent librement et où les expériences sont partagées entre collaborateurs.

Ces objectifs doivent être alignés avec la stratégie globale de l’entreprise. Ils serviront de boussole tout au long du projet, garantissant que la plateforme réponde aux besoins à long terme de l’organisation.

Analyser les canaux et usages existants

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Construire une architecture et une gouvernance partagée

Pour que votre plateforme soit utile et adoptée, il est essentiel de comprendre les usages actuels et de repérer les besoins non satisfaits. Voici quelques étapes pour y parvenir :

Cartographier l’écosystème actuel de communication et de collaboration : Quels outils sont déjà utilisés ? Sont-ils efficaces ? Quels sont leurs points forts et leurs points faibles ?
Analyser la qualité des interactions : L’infobésité est un réel problème dans de nombreuses organisations. Trop d’outils, trop d’informations, et une faible efficacité des échanges peuvent nuire à la collaboration. Il est important d’évaluer le niveau de surcharge informationnelle et de voir comment la plateforme peut aider à la réduire.
Identifier les opportunités d’amélioration : L’analyse des usages existants permet de repérer les manques et les points de frustration. Ces informations sont cruciales pour ajuster la conception de la plateforme aux réels besoins des collaborateurs.

Le choix de la solution digitale

Enfin, il est temps de choisir la solution technologique la mieux adaptée. Quelques critères à garder en tête :

Fonctionnalités : La plateforme doit combiner efficacement les fonctions d’information, de communication, et de collaboration.
Facilité d’utilisation : L’outil choisi doit être intuitif, facile à administrer, et simple à intégrer avec les systèmes existants.
Sécurité des données : Il est primordial de garantir un haut niveau de protection des données, en conformité avec les règles éthiques et de sécurité en vigueur.
Durabilité numérique : Pensez à choisir une solution qui prend en compte les enjeux de durabilité numérique, en réduisant l’empreinte écologique de l’utilisation des outils digitaux.

Élaborer et tester les premières maquettes

Avant de lancer la plateforme à grande échelle, il est recommandé de formaliser les premières maquettes et de les tester avec un groupe restreint de bêta-testeurs. Cette phase permet de recueillir des retours précieux et d’ajuster la plateforme avant son déploiement final.