3/3 Comment co-designer une plateforme collaborative ? Amélioration continue et KPI

Amélioration continue, KPI et pilotage 

​Après avoir constitué une équipe pluridisciplinaire et défini un plan d’animation efficace, il est temps de passer à une étape clé : l’amélioration continue. Le co-design d’une plateforme collaborative ne se termine jamais réellement. Une fois la plateforme lancée, son succès dépend de la capacité à l’optimiser en fonction des retours des utilisateurs, à piloter sa performance et à ajuster les indicateurs clés. Voici comment aborder cette phase avec succès.

1. Comprendre le cycle d'adoption des innovations

Lorsque l’on introduit un nouvel outil collaboratif dans une entreprise, il est essentiel de comprendre que l'adoption de l’innovation n’est pas immédiate. Selon le modèle d’Everett Rogers sur la diffusion des innovations, l’acceptation de nouvelles technologies suit un cycle en plusieurs phases, influencé par des facteurs sociaux, économiques et culturels.

Le cycle de diffusion
Ce modèle, développé en 1962, divise les utilisateurs en cinq groupes, chacun ayant un rapport différent à l’adoption d'une innovation :

• Innovateurs (2,5%) : Ce sont ceux qui adoptent l'outil dès sa sortie.
• Adoption précoce (13,5%) : Ces utilisateurs sont les premiers à embrasser l’innovation.
• Majorité précoce (34%) : Ils suivent une fois que l'outil a prouvé son efficacité.
• Majorité tardive (34%) : Ils adoptent la plateforme par nécessité après que la majorité l’ait déjà fait.
• Retardataires (16%) : Ils sont les derniers à utiliser l’innovation, souvent contraints.

La mise en place d’une plateforme collaborative est loin d’être un projet figé. Pour rester pertinente, la plateforme doit évoluer en fonction des nouveaux besoins des utilisateurs et des changements organisationnels. Cela implique un processus d’amélioration continue, fondé sur les feedbacks réguliers des collaborateurs et les évolutions technologiques.

 
2. Organiser la collecte des KPIs

La collecte des indicateurs de performance (KPIs) est une étape essentielle pour évaluer l’efficacité de votre plateforme et identifier les zones d’amélioration. Cela nécessite un cadre structuré pour recueillir les données, les analyser et les exploiter.

Trois méthodes pour organiser la collecte des KPIs :

• Tableau de bord d’indicateurs : Créez un tableau de bord qui centralise tous les KPIs. Cela permet un suivi régulier et facilite la prise de décision.
• Sondage et feedback intégrés en continu : Proposez aux utilisateurs de donner leur avis à intervalles réguliers pour ajuster la plateforme en fonction de leurs besoins.
• Observations terrain : Des observations directes de l’usage réel de la plateforme peuvent fournir des insights précieux sur les comportements des utilisateurs.

 
3.Suivre et définir les KPI 

• Les KPIs quantitatifs
  • Nombre d’utilisateurs actifs : Combien de personnes utilisent régulièrement la plateforme ?
  • Taux de rétention : Quel pourcentage d’utilisateurs revient sur la plateforme après l’avoir utilisée une première fois ?
  • Taux d’adoption des fonctionnalités : Quelles fonctionnalités sont les plus utilisées ?
  • Fréquence de connexion : À quelle fréquence les utilisateurs se connectent-ils ?
  • Durée moyenne des sessions : Combien de temps les utilisateurs passent sur la plateforme ?
  • Nombre de personnes formées : Combien de collaborateurs ont été formés à l’utilisation de la plateforme ?
  • Taux de participation aux ateliers : Quel est l’engagement des collaborateurs dans les ateliers de formation ou de co-design ?
  • Volume de communication inter-équipes : Combien d’échanges sont générés sur la plateforme entre les équipes 

• Les KPIs qualitatifs

Les KPIs qualitatifs évaluent des aspects plus subjectifs mais tout aussi importants pour mesurer la qualité des interactions sur la plateforme :

• • Qualité des interactions : Les échanges sont-ils fluides et pertinents
  • Partage de connaissances : La plateforme favorise-t-elle le partage de documentation, d’informations, et de webinars ?
  • Nouvelles productions de communs : Quels nouveaux contenus ou projets émergent de l’utilisation collaborative de la plateforme ?
  • Génération d’idées et d’initiatives : La plateforme encourage-t-elle l’innovation et la génération d’idées ?
  • Nouvelles personnes rencontrées : Le réseau des utilisateurs s’agrandit-il grâce à la plateforme ?
  • Nombre de projets collaboratifs réalisés : Combien de projets sont nés ou se sont améliorés grâce à la collaboration via la plateforme ?

4. L'amélioration continue
 

L’amélioration continue est une dynamique permanente qui repose sur trois piliers :

• Écouter les besoins des utilisateurs : Identifier ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré.
• Intégrer les retours des utilisateurs : Adapter la plateforme en fonction des feedbacks pour l’ajuster aux attentes.
• Affiner les fonctionnalités : Ajouter ou ajuster les fonctionnalités pour répondre aux nouvelles attentes et améliorer l’expérience utilisateur.

5.Les impacts attendus

Enfin, la phase d’amélioration continue et le suivi des KPIs doivent avoir des impacts visibles sur la culture d'entreprise. Les résultats attendus sont les suivants :

• Transparence et confiance : La transparence des processus de collaboration renforce la confiance entre les équipes.
• Fluidification des échanges : Les équipes communiquent plus facilement et partagent plus d’informations.
• Culture collaborative et participative : La plateforme devient un vecteur de collaboration renforçant la participation active de tous les collaborateurs.
   

Cette troisième étape du co-design d’une plateforme collaborative se concentre sur le suivi des KPIs et l’amélioration continue, essentiels pour garantir que votre plateforme continue de répondre aux besoins de vos équipes et de stimuler l'innovation. Grâce à une analyse régulière des performances et une adaptation continue, vous pouvez transformer votre plateforme en un outil vivant, au cœur des échanges et de la collaboration au sein de votre organisation.

Cet article a été rédigé par Nabila Aït Samadi, fondatrice d’Interactions Positives. Elle accompagne les organisations à réinventer leur communication interne et à réussir leur transformation hybride.

© Interactions Positives – Nabila Ait Samadi. Partage autorisé à condition de mentionner la source et d’inclure un lien vers www.interactionspositives.com/blog/. 

(3/3) Comment co-designer une plateforme collaborative : amélioration continue et KPI